Política de tratamiento de datos personales

Entrada en vigencia: desde su publicación en el Sitio.

La versión en español de esta Política es el texto jurídicamente vinculante.

1. Responsable del tratamiento

Dato	Información
Responsable	BCL Group S.A.S., sociedad constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, que opera bajo la marca comercial Greyfield Strata
NIT	901.371.032
Domicilio y dirección	Cr 23 No. 80-35 D. 103, Bogotá D.C., Colombia
Correo para asuntos de datos personales	datospersonales@greyfieldstrata.com
Teléfono	+57 601 521 2514
Sitio web	greyfieldstrata.com
Área responsable de atender consultas y reclamos	Gerencia Administrativa

En adelante, “la Empresa”.

2. Marco normativo y alcance

Esta Política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Aplica a los datos personales que la Empresa recolecta, almacena, usa, circula o suprime a través del Sitio web y de los canales vinculados a él: el formulario de contacto, el formulario de la lista de espera, el correo electrónico y el teléfono.

Los datos que la Empresa trata por cuenta de sus clientes al prestar sus servicios no se rigen por esta Política, sino por el contrato correspondiente y, cuando aplica, por el Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) publicado en la sección Legal del Sitio.

3. Definiciones y principios

Para efectos de esta Política se usan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
• Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. En este caso, la Empresa.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Transmisión: comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.

La Empresa aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. Datos que recolectamos y finalidades

La Empresa solo trata los datos necesarios para las finalidades descritas en esta tabla. Cualquier finalidad nueva requerirá una nueva autorización.

Categoría	Datos	Cómo se obtienen	Finalidad	Conservación
Contacto	Nombre, correo electrónico, empresa, motivo de contacto, mensaje y país aproximado de la conexión	Formulario de contacto del Sitio, o correo y teléfono directos	Responder solicitudes, agendar reuniones y enviar cotizaciones o la información pedida por el titular	24 meses desde el último contacto, salvo que exista una relación comercial
Lista de espera	Nombre, correo electrónico, organización, sector, productos de interés, canal de uso preferido, caso de uso y país aproximado de la conexión	Formulario de la lista de espera de Greyfield Data & Compute	Avisar cuando se abra el acceso a lo que el titular marcó y decidir qué desarrollar primero, con datos agregados	Hasta 12 meses después de que se abra el acceso, o antes si el titular pide la supresión
Comunicaciones comerciales (opcional)	Nombre y correo electrónico	Casilla separada y opcional en el formulario de contacto	Enviar novedades, ofertas e invitaciones de la Empresa por correo electrónico	Hasta que el titular revoque la autorización
Datos técnicos	Dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora de acceso y página solicitada	Registros automáticos de Cloudflare, el proveedor de alojamiento y seguridad	Seguridad del Sitio, prevención de fraude y spam, verificación de que los formularios los envía una persona y diagnóstico de errores	Según los plazos de retención de los registros de Cloudflare
Analítica (con consentimiento)	Identificador de la cookie de analítica, páginas visitadas, tipo de dispositivo y ubicación aproximada	Google Analytics, solo si el titular lo acepta en el aviso de cookies	Conocer de forma agregada cómo se usa el Sitio para mejorar sus contenidos	14 meses
Preferencias del Sitio	Valores gs-theme, gs-view y gs-consent	Almacenamiento local del navegador	Recordar la apariencia elegida y la decisión sobre cookies. No se envían a nuestros servidores	Hasta que el titular los borre; gs-consent, 12 meses

Los datos de los formularios no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Además, los datos podrán usarse para atender requerimientos de autoridades competentes y para el ejercicio o defensa de los derechos de la Empresa.

Las comunicaciones comerciales se realizarán respetando los horarios, la frecuencia y los canales que fija la Ley 2300 de 2023. Cada comunicación incluirá la forma de dejar de recibirlas.

5. Autorización, datos sensibles y menores

Autorización. La Empresa solicita la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, mediante una casilla no marcada por defecto en cada formulario del Sitio. La autorización para comunicaciones comerciales se pide en una casilla independiente, también sin marcar, y es opcional: no aceptarla no impide enviar el formulario. La Empresa conserva prueba de cada autorización: fecha y hora, versión de la Política aceptada y datos suministrados.

El uso de cookies de analítica requiere una autorización separada, que se pide en el aviso de cookies del Sitio y puede cambiarse en cualquier momento desde el enlace “Configuración de cookies”. Los detalles están en la Política de Cookies y Almacenamiento Local.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones.

Datos sensibles. El Sitio no solicita datos sensibles. Le pedimos no incluirlos en los mensajes que nos envíe. Si en el futuro se requirieran, se informará que su suministro es facultativo y se pedirá autorización explícita.

Niños, niñas y adolescentes. El Sitio está dirigido a personas mayores de 18 años. La Empresa no recolecta de forma intencional datos de menores de edad. Si detectamos que se han recibido, los suprimiremos.

6. Encargados y circulación internacional

La Empresa no vende ni cede datos personales. Para operar el Sitio se apoya en proveedores que actúan como Encargados y tratan los datos solo según nuestras instrucciones, bajo contratos de transmisión con obligaciones de confidencialidad y seguridad.

Proveedor	Servicio	Ubicación de los servidores
Cloudflare, Inc.	Alojamiento del Sitio, base de datos de los formularios, registros de seguridad y verificación antibots (Turnstile)	Estados Unidos y la red global de centros de datos de Cloudflare
Resend	Envío de las notificaciones internas que generan los formularios	Estados Unidos
Microsoft Corporation y Google LLC	Correo corporativo: recepción y gestión de los mensajes (Microsoft 365, con migración prevista a Google Workspace)	Estados Unidos y otros países
Google LLC	Analítica del Sitio (Google Analytics), solo con consentimiento	Estados Unidos y otros países

Como estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia, los datos se transmiten internacionalmente. La circulación se hace conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a los artículos 2.2.2.25.5.1 y siguientes del Decreto 1074 de 2015: principalmente hacia los Estados Unidos, país que la SIC reconoce con un nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017), y en todo caso bajo contratos de transmisión con cada proveedor. Al aceptar esta Política, usted autoriza dicha transmisión internacional.

La Empresa podrá entregar datos a autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

7. Derechos de los titulares y deberes de la Empresa

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante la Empresa.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Para dejar de recibir comunicaciones comerciales basta con usar el enlace incluido en cada una o escribir al correo de datos personales.

La Empresa cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos: garantizar el ejercicio de estos derechos, conservar prueba de la autorización, mantener la información en condiciones de seguridad, tramitar consultas y reclamos en los plazos legales e informar a la SIC sobre incidentes de seguridad.

8. Cómo ejercer sus derechos

Puede presentar consultas y reclamos al correo datospersonales@greyfieldstrata.com o por escrito en Cr 23 No. 80-35 D. 103, Bogotá D.C., Colombia. Pueden hacerlo el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, acreditando su calidad. La solicitud debe incluir nombre, documento de identidad, descripción de lo que pide, dirección o correo de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.

Trámite	Para qué sirve	Plazo de respuesta
Consulta (art. 14, Ley 1581)	Conocer qué datos suyos tenemos y cómo los usamos	10 días hábiles desde el recibo, prorrogables hasta 5 días hábiles más, informando el motivo
Reclamo (art. 15, Ley 1581)	Corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento	15 días hábiles desde el día siguiente al recibo, prorrogables hasta 8 días hábiles más, informando el motivo

Si un reclamo está incompleto, le pediremos subsanarlo dentro de los 5 días siguientes a su recibo. Si pasan 2 meses sin que se complete, se entenderá que desistió. Mientras el reclamo esté en curso, la base de datos mostrará la leyenda “reclamo en trámite”, que se incluirá en un plazo máximo de 2 días hábiles.

Antes de acudir a la SIC, el titular debe agotar este trámite ante la Empresa.

9. Seguridad, vigencia y cambios

Seguridad. La Empresa aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre ellas: cifrado HTTPS en todo el Sitio, verificación antibots y límite de envíos en los formularios, control de accesos con autenticación, acceso limitado al personal que lo necesita y acuerdos de confidencialidad con proveedores. El Sitio no guarda la dirección IP de quienes envían los formularios.

Vigencia. Esta Política rige desde su publicación en el Sitio. Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas y durante los plazos de conservación indicados en la sección 4 o los que exija la ley.

Cambios. Cualquier cambio sustancial se publicará en el Sitio con una nueva fecha y número de versión antes de aplicarse. Si el cambio afecta las finalidades autorizadas, solicitaremos una nueva autorización.